學(xué)校會議預(yù)約系統(tǒng)應(yīng)用解決方案

會議預(yù)約系統(tǒng)在近幾年不斷發(fā)展，為進(jìn)一步優(yōu)化學(xué)校會議室預(yù)約系統(tǒng)，提升會議室使用效率。為解決會議時(shí)間沖突問題，共享校園的眾多會議室平臺，解決會議室長期被占用的情況。通過集中數(shù)字化控制系統(tǒng)，統(tǒng)一管理和操作，協(xié)調(diào)工作，可滿足學(xué)校會議的各種問題。首先要知道，學(xué)校會議預(yù)約系統(tǒng)是一個(gè)由人和計(jì)算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳送、儲存、維護(hù)和使用的會議管理系統(tǒng)?？梢燥@示會議室當(dāng)日安排情況，提升企業(yè)形象，最大化利用會議室空間資源。

在許多校園當(dāng)中都有很多的大大小小的會議、活動(dòng)、講座等等，都需要用到學(xué)校的會議室。從應(yīng)用角度考慮，設(shè)計(jì)以數(shù)字化會議為主體的會議室，可進(jìn)行信息交流、行政會議、視頻會議等多種功能的會議。同時(shí)在傳統(tǒng)預(yù)約會議室的情況都是需要跑到會議室負(fù)責(zé)人哪里進(jìn)行登記查看會議室使用情況，校園會議預(yù)訂系統(tǒng)可以很好解決此問題，完善的數(shù)字化平臺可以輕松在電腦前、手機(jī)前進(jìn)行會議室的使用情況進(jìn)行查詢了解。不但方便了預(yù)訂人的時(shí)間，還減少人員的成本問題。會議室預(yù)約系統(tǒng)會議信息模板編輯等功能,可實(shí)現(xiàn)會議信息實(shí)時(shí)顯示引導(dǎo)功能，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的將會議室預(yù)定信息，傳遞到每個(gè)會議室門口、大廳及樓梯口等公共通道的顯示屏上，實(shí)現(xiàn)會議信息發(fā)布引導(dǎo)功能。

學(xué)校會議預(yù)約系統(tǒng)功能優(yōu)點(diǎn)：

　　1、自主查詢預(yù)約：手機(jī)端查詢某一時(shí)間場地空余情況，選擇教室，查詢結(jié)果更直觀、準(zhǔn)確，無需向管理員打電話詢問。微信端即可進(jìn)行預(yù)約，無需填寫紙質(zhì)申請、向管理員打電話，流程簡便，隨時(shí)隨地可預(yù)約，不受時(shí)間和空間的限制。

　　2、會議門禁管理：支持手機(jī)二維碼簽到、人臉簽到、門禁簽到等功能。系統(tǒng)與教室門禁設(shè)備實(shí)時(shí)互聯(lián)，組織者刷臉開啟門禁，無需鑰匙的移交，避免鑰匙丟失、無關(guān)人員混入，保證教室安全。

　　3、會議信息引導(dǎo)：將會議室預(yù)定信息實(shí)時(shí)傳遞到大廳及樓梯口等公共通道的顯示屏上，信息顯示屏上實(shí)時(shí)顯示當(dāng)天的會議室名稱、會議名稱、會議時(shí)間、使用部門等預(yù)定信息列表，實(shí)現(xiàn)會議引導(dǎo)功能。

　　4、會議通知提醒：可以通過手機(jī)短信、郵件、釘釘、企業(yè)微信、公眾號進(jìn)行會議提醒通知功能，通知包括：會議預(yù)訂成功、取消預(yù)訂、會議變更、會前15分鐘(時(shí)長可設(shè)定)提醒、會議結(jié)束提醒、通知內(nèi)容手動(dòng)填寫(需要參加會議人員提前查看的文檔，例如會議流程、著裝要求、準(zhǔn)備材料等)。

　　5、統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能：可實(shí)現(xiàn)會議室使用統(tǒng)計(jì)及費(fèi)用統(tǒng)計(jì)功能，選定時(shí)間段內(nèi),部門使用明細(xì)列表，統(tǒng)計(jì)報(bào)表， 統(tǒng)計(jì)各會議室使用情況,明細(xì)列表，使用次數(shù)、預(yù)訂時(shí)長、實(shí)際時(shí)長、預(yù)約準(zhǔn)確率、使用率。

　　6、會議服務(wù)項(xiàng)：勾選實(shí)現(xiàn)，茶飲、條幅、資料、姓名牌、用餐等(后臺可添加)。

　　7、會議室預(yù)定審批：具有自動(dòng)審批功能。管理員可對用戶提交的會議室申請定單進(jìn)行審批與調(diào)配，以便安排一些重要且緊急的會議。會議審批通過后，系統(tǒng)能夠通過以太網(wǎng)將會議預(yù)訂結(jié)果自動(dòng)發(fā)送給參會人員及后勤服務(wù)部，后勤主管根據(jù)需求安排后勤人員進(jìn)行準(zhǔn)備工作，如排位安裝及擺設(shè)，茶點(diǎn)布置、水果布置等服務(wù)。

　　8、會議設(shè)備選項(xiàng)：投影、音響、視頻會議設(shè)備，投影儀、白板、麥克、激光筆等(后臺可添加)。

　　9、會議信息發(fā)布模板編輯：可視化模板設(shè)計(jì)界面，能夠設(shè)計(jì)、定制豐富的顯示信息。通過模板設(shè)計(jì)器可以定制會議預(yù)訂、企業(yè)文化、活動(dòng)、宣傳等各種的信息顯示模板。

會議預(yù)約系統(tǒng)為校園會議室、多功能教室等數(shù)字化的管理提供了解決方案，以往那種通過傳統(tǒng)人力去預(yù)約、安排會議的過程逐步將會被淘汰。在高速前進(jìn)的學(xué)校校園中，需要更高效率的會議管理系統(tǒng)，這樣才能不拖教育發(fā)展后腿，才能讓實(shí)現(xiàn)學(xué)校會議室場地的合理分配和利用，提高校園管理效率，促進(jìn)了智慧校園的建設(shè)。朗歌已專注會議預(yù)約管理系統(tǒng)十多年，擁有各行業(yè)領(lǐng)域的會議室預(yù)定系統(tǒng)解決方案，為每個(gè)客戶提升會議室的使用率以及方便管理每個(gè)會議室的使用情況。歡迎咨詢。